Numpang kuliah sekejap

ERP Tiga Raksa:
Jadi Benchmark Perusahaan Lain


PT. Tiga Raksa Satria Tbk. (TRS) Merupakan salah satu pionir dalam pelaksanaan aplikasi Enterprise Resources Planning (ERP) berbasis SAP Business Suite System. Hal ini disebabkan oleh Top Management pada perusahaan ini menginginkan agar dapat melakukan konsolidasi terhadap semua bisnisnya dan mengambil keputusan secara cepat dan akurat. Setelah mengimplementasikan ERP berbasis SAP Business Suite System. Dan disamping itu perusahaan menambah dengan solusi Scylla System pada tahun berikutnya.

System ERP ini dipilih karena PT. Tiga Raksa mempunyai banyak kantor cabang dan memiliki subdistributor yang tersebar di seluruh Indonesia. Disamping itu Tiga Raksa juga mempunyai lima anak perusahaan yaitu: PT Tira Fashion, PT Blue Gas Indonesi, PT Tiga Raksa Optima, PT Inti Karya Agrosatria dan PT Tira Satria Properti. Dan pada saat ini perusahaan memiliki 20 kantor cabang dan tiga warehouse di Jakarta, Yogyakarta dan Surabaya.

Pengkonsolidasian ini dilakukan TRS karena sebelum menerapkan ERP, masing-masing kantor cabang, subdistributor dan sejumlah anak perusahaan menggunakan sistem TI sendiri-sendiri yang berbeda satu sama lain dan tidak terintegrasi, misalnya ada yang menggunakan sistem Tolas, Accpac, atau yang lainnya. Hal ini menyebabkan kesulitan dalam penyatukan data dari sumber yang berbeda ini. Seperti disaat perusahaan membutuhkan data mengenai pendistribusian produk hingga tingkat subdistributor. Data ini diperoleh dengan memakan waktu yang lama sehingga perusahaan terasa bergerak kayak kura-kura. Dengan pengimplementasian ini top management mengharapkan adanya perubahan dalam bisnisnya sehingga seluruh data dapat terintegrasi dan dapat diakses dengan cepat baik pada top management maupun pada tingkat subdistributor.

Dalam menerapkan ERP yang baru ini, PT. Tiga Raksa Satria dapat dikatakan melakukannya dengan pendekatan BigBang. Karena waktu yang direncanakan untuk mengganti dan pengimplementasian ERP ini tergolong singkat yaitu lebih kurang 7 bulan dengan go live pada tanggal 1 Juli 2004. Top Management mengerti bahwa pendekatan ini memiliki resiko yang besar, namun dengan perencanaan yang matang antara lain melibatkan orang-orang terbaik diseluruh departemen, menyiapkan vendor dan sampai ke proses monitoring dan audit telah direncanakan maka pengimplementasiannya tidak mengalami hambatan.

Pada dasarnya semua system TI yang dikembangkan oleh sebuah perusahaan harus bisa mempermudah perusahaan itu untuk mencapai tujuannya. Sementara tujuan perusahaan hanya akan bisa diperoleh dengan adanya keselarasan antara tiga unsur utama dari perusahaan yaitu business process, people dan information technology. PT.TRS telah menerapkan ERP mengikuti best practice dari vendor sehingga mengakibatkan perusahaan menyesuaikan nya dengan proses bisnisnya. Disamping itu Top Management juga menyadari pentingnya perubahan dalam mengelola pegawai (change management). Dengan adanya change menangement ini diharapkan semua karyawan merasa dilibatkan dalam perubahan yang dilakukan perusahaan. Oleh sebab itu pelaksanaan ERP pada PT. TRS berjalan mulus dan bahkan menjadi benchmarking dari perusahaan-perusahaan sejenis dan sejumlah penghargaan bergengsi pun pernah diraihnya.

Proyek ini menelan investasi awal US$ 3,2 juta dan biaya pemeliharan serta pengembangan sekitar Rp 20 miliar/tahun. 40-50 karyawan dilibatkan dalam proyek implementasi ERP ini dan 11 diantaranya adalah orang IT, yang bekerja betul-betul difokuskan untuk pengembangan dan pengimplementasian ERP yang baru. Sehingga sistem IT yang akan diterapkan itu bisa betul-betul “membumi” dan berguna. Dalam penerapannya PT. Tiga Raksa Satria dibantu PT Intergrasi Mitra Ciptakarya (IMC Consulting Alliance) yang sekarang bernama Soltius Consulting sebagai vendor. Top Management terlibat langsung dalam proyek penerapan ERP ini menunjukan adanya komitmen yang tinggi dari perusahaan.

Dengan investasi yang besar tersebut sudah sewajarnya perusahaan mengharapkan perkembangan perusahaan dapat dicapai sesuai dengan tujuan perusahaan itu sendiri. Penerapan Sistem ERP berbasis SAP Business Suite System plus solusi Scylla System ini menurut management akan mampu memberikan kontribusi besar bagi perusahaan. Sistem yang dipakai ini juga tergolong easy to use sehingga seluruh karyawan tidak akan menemui kesulitan yang berarti dalam beradaptasi ke system baru ini.

Penerapan ERP yang tadinya parsial dalam masing-masing divisi atau unit dalam PT.TRS yang tidak memberikan hasil maksimal bagi perusahaan. Setelah menggunakan ERP yang dibuat vendor, pada kenyataannya memberikan hasil sesuai dengan apa yang dibutuhkan dan diinginkan perusahaan. Oleh karena itu tantangan terbesar bagi IT Departemen perusahaan adalah membuat ERP yang sudah berjalan dengan baik ini agar mampu membantu perusahaan utnuk mencapai tujuannya, disamping itu juga berusaha meningkatkan partisipasi karyawan lain dalam penggunaan ERP ini dengan melakukan pelatihan ttg ERP ini kepada karyawan lain.

Terakhir dari tulisan ini dapat disimpulkan bahwa PT. Tiga Raksa Satria telah melakukan hal yang tepat dengan menerapkan system ERP berbasis SAP Business Suite plus Scylla System. Hal ini dapat dilihat dari bisnis proses berjalan dengan efektif dan efisien. Perkembangan perusahaan dengan bergabungnya dua perusahaan besar berskala internasional yaitu GE dan Sara Lee setelah pelaksanaan ERP merupakan bukti bahwa implementasi IT yang dilakukan telah sesuai dengan tujuan perusahaan dan berhasil dengan baik.

Sumber

www.swa.co.id/swamajalah/sajian/detail.php2cid